Къде съхраняват документите вашите служители и как търсят тези документи?

• Структурата на папките в Windows – сполучлива и логична структура, която обаче се използва по различен начин от различните хора в зависимост от техните предпочитания;
• Входящи кутии за електронна поща – отново с персонализирана структура на папките, често различна от тази в Windows;
• Шкафове за хартиени документи – те също са специфично структурирани спрямо нуждите на отдела или цялата компания, но дори тогава тяхната структура често се различава в зависимост от служителите или отделите, които ги използват;
• USB памет – използваме я за съхранение на данни или за трансфер на документи между различни устройства за съхранение.

Често се използват и четирите начина за съхраняване на документи, като всеки тип съдържа част от информацията, която може да е, а може и да не е актуализирана. Резултатът е, че Вашите документи се оказват незащитени и изложени на риск от загуба, неоторизиран достъп, кражба или унищожаване.

Проблемът произлиза от две основни причини:

• Йерархичната дървообразна структура. Въпреки че е ясен и логичен начин за запаметяване на документи, всяка йерархия е различна, защото хората имат различни служебни задължения и различен начин на мислене. Това се превръща в голям проблем, когато системите се разраснат и когато съдържат информация от повече от един човек.
• Склонността на хората да дублират документи, за да могат да разполагат с копие във всяка структура за съхранение на данни, било техния имейл, локален твърд диск, мрежови твърд диск или USB памет. В този случай става трудно да се проследи коя е най-новата версия на документа.

Решението е да се изостави йерархичната дървообразна структура и вместо нея ние задаваме два въпроса:

• Какъв е видът на документа?
• Какви етикети желаете да прикрепите към Вашият документ, за да можете да го идентифицирате?

Например, ако желаете да запаметите договор, можете да прикрепите етикет към него директно от дисплея на мултифункционалното си устройство, преди да го запаметите в системата за управление на документи Therefore. По подобен начин прикрепването на етикети може да бъде изпълнено чрез почти всяко локално компютърно приложение.

Етикетите ефективно заместват необходимостта от йерархична структура и тъй като всеки, който притежава права за достъп, може да намери необходимите документи в централно устройство за съхранение, необходимостта от дублиране изчезва. Сега имате едно единствено място за съхранение, търсене, разпределение и защита на документи.

Това в основни линии е красотата на една система за управление на документи, но то също така е само началото на възможностите, които тя предлага, включващи:

• документообороти;
• архивиране на имейли;
• сканиране на групи документи;
• сигурност на документите;
• автоматично събиране на документи от информационни системи;
• защитено от бедствия съхранение на данни върху подсигурени носители.

В работата си хората имат нужда от достъп до информация. Да импортират и интегрират, да споделят и сравняват, да съхраняват и намират, да разпределят и отпечатват информация. Тя им е необходима в електронен вариант и им е необходима сега. Решенията за документи Therefore™ дават възможност на потребителите да обработват информацията ефективно, икономично и сигурно в рамките на техния отдел или организация. Това означава, че те могат да получат и използват необходимата им информация, за да постигнат бизнес целите на организацията.

Ефективност

Без изплъзващи се от контрол планини от документи. Без липсваща или грешна информация. Без изпращане до грешни получатели. Просто бърз и ефективен документооборот, който осигурява повишаване на производителността на Вашия бизнес чрез по-добро обслужване на клиенти.

Икономичност

Като свързват хората с информацията, която им е необходима, решенията за документи Therefore™ могат да ускорят бизнес циклите и да осигурят бърза възвръщаемост на инвестициите. Те могат също да разширяват възможностите си успоредно с разрастването на бизнеса, като спестяват разходите за скъпи системи за подмяна. Тъй като повечето от документите се обработват по електронен път, можете да намалите количеството на хартиените документи, като по този начин спестявате разходи за отпечатване. По-високата ефективност позволява също да пренасочите ресурси от административните задачи към същностните за бизнеса Ви дейности.

Сигурност

Сигурността на информацията е от жизнено важно значение в днешния свят, в който измамите стават все по-често срещано явление. Решенията за документи Therefore™ Ви помагат да сте в съответствие със законовите и индустриални разпоредби, като в същото време данните Ви са защитени чрез ограничаване на достъпа до тях, разрешен само за оторизирани потребители. Така че информацията може да тече свободно в рамките на организацията, като в същото време е абсолютно защитена.

Системата Therefore™ е разработена специално за да предложи максимална гъвкавост. Като напълно скалируемо решение, към нея могат да се добавят входни устройства като например скенери или мултифункционални принтери на Canon. Единственото, което се променя, е лицензът, използван за активиране на функцията.

Системата Therefore™ е достъпна в три версии:

• Персонално издание;
• Издание за работни групи;
• Бизнес издание.   

Това е самостоятелно архивиращо решение за единични потребители. То позволява сканиране на хартиени документи и импортиране на Microsoft® Office и десктоп файлове. Сред типичните потребители може да са армията и полицията, които имат нужда да сканират секретни документи чрез самостоятелни системи извън мрежата на организацията.

Изданието на Therefore™ за работни групи е достъпно във версии за 5 или 10 потребители с достъп до мрежа и лиценз за свързване с един скенер (при необходимост могат да бъдат добавени и други). То работи особено добре в определени отдели на по-големи организации.  Позволява сканиране на хартиени документи и импортиране на всякакви Microsoft® Office и десктоп файлове. Документите могат да бъдат архивирани във всички широко разпространени форми на електронни запаметяващи носители.

Всяка бизнес организация, която има нужда от бързо и защитено събиране, съхраняване и намиране на информация, или желае да направи своите хартиени документи мигновено достъпни ‘на десктопа’, може да използва изданието на Therefore™ за работни групи.

Тази версия е проектирана за малки, средни и големи организации, които трябва да осигурят на служителите си електронни копия на хартиени документи и да подобрят ефективността на процесите чрез създаване на гъвкав работен поток на информация, който да насочва документите в необходимата посока. Тази версия предлага неограничена сървърна поддръжка за истинска, децентрализирана система. Тя позволява използването на всички типове RAID и NAS носители, разпознаване и улавяне на бар код, интеграция на работния поток, обработка на „spool” файлове чрез COLD софтуер и достъп до мрежа.

Поддържайки много и различни сървъри за бази данни, Бизнес изданието на Therefore™ може също ‘да споделя’ данни от много пакети на други производители. Типичен пример за интеграция би било да се използва Therefore™ за съхраняване на сканирани изображения на документи, които препращат към данни за финансова транзакция, контролирани от пакет за продажби и фактуриране на друг производител. 

Бизнес изданието на Therefore™ позволява да бъдат добавяни неограничен брой допълнителни сървъри, осигурявайки защитена децентрализирана мрежа и структура на базата данни.

Therefore™ се състои от няколко приложения:

Therefore™ навигатор

Therefore™ Navigator позволява да търсите, намирате, групирате и сортирате документи, запаметени в софтуера. Той също управлява процесуалните задачи на работния поток. Навигаторът е началната точка, от която потребителите могат да стартират Therefore™ Viewer.

Преглед на документи

Therefore™ Viewer възпроизвежда, ротира, анотира и отпечатва документи, запаметени в Therefore™. Това приложение позволява също така да създавате нови версии на документа, да редактирате неговите индексни полета и да преглеждате предходните му версии. Документите, асоциирани с определени приложения, инсталирани във Вашия компютър, се отварят със съответното приложение. Но приложението Viewer Ви позволява също да преглеждате документи в над 250 вида файлови формати, дори ако приложението, с което са създадени, не е инсталирано в компютъра Ви. Така например, представете си, че получите чертеж, създаден с AutoCAD. Вие ще можете да го отворите, въпреки че софтуерът не е инсталиран във Вашия компютър.

Събиране на документи

Therefore™ Capture Client се използва за сканиране и запаметяване на документи в Therefore™. Приложението Capture Client обикновено се използва със скенер за документи, въпреки че може да се използва и за импортиране на документи от твърд диск или за класифициране и индексиране на документи, които вече са запаметени в Therefore™.  Поддържа се както разпознаване на бар код, така и оптично разпознаване на символи, които могат да бъдат използвани за индексиране на документи и за разделяне на групи.

Достъп до мрежа

Therefore™ Web Access използва уеб браузър (обикновено Microsoft® Internet Explorer®) за търсене и възпроизвеждане на документи, запаметени в системата за управление на документи Therefore™.

Възможността за сканиране на документи в Therefore™ или за включване в работен поток чрез мрежа е полезна за малки филиали и дори за офиси у дома. Използването на потребителско име и парола през защитена връзка позволява на потребителите да се възползват от функциите на Therefore™ от което и да е местоположение с достъп до интернет. Уеб клиентът на Therefore™ позволява това, без да е необходимо инсталиране на Therefore™ софтуер в използвания компютър. Начинът на използване е същият като начина, по който се използват Therefore™ Navigator и Viewer, давайки Ви възможност да оцените предимствата на системата по всяко време и навсякъде.  За да гарантира сигурността на данните в интернет, уеб клиентът на Therefore™ поддържа защитена комуникация чрез SSL.

Работен поток

Когато лист хартия обикаля офиса, кой решава по какъв път да мине, колко време ще отнеме процеса и какви задачи ще бъдат изпълнени?  Често е трудно да се разбере къде се намира оригиналният документ и какъв ще е резултатът от забавянето му някъде в процеса.  Приложението Therefore™ Integrated Workflow Ви помага да контролирате всички тези променливи, позволявайки оптимизиране на бизнес процесите.

Това не само Ви спестява време и пари, но Ви помага и да повишите сигурността и прозрачността на процеса. Бизнес изданието на Therefore™ включва функция за управление на работния поток и визуален „drag and drop” дизайнер на работния поток, който улеснява настройването и модифицирането.

Съхраняване на документи

Един от основните мотиви за промяна в обичайните практики за управление на документи е законовото съответствие и необходимостта на организациите да възприемат строга политика по отношение на съхраняването на документи.  Погрешно унищожаване на документи може да доведе до налагането на санкции както в граждански, така и в наказателни дела.  От друга страна, законите за защита на данни постановяват, че определена лична информация трябва да бъде унищожена след нейното използване. Therefore™ позволява трайно изтриване на документи след изтичане на определен период за съхраняване и прочистването на сървъра от стари версии на документи.

Сигурност

Контрол на достъпа

Достъпът до системата и документите на Therefore™ и напълно контролиран чрез използване на три различни нива на сигурност. 

1. Основният достъп до приложението се осъществява чрез системата Microsoft® Windows Active Directory. Тя контролира достъпа на потребителите до техните документи и запаметяващи среди без необходимост от допълнителни потребителско име и парола. Тя също така улеснява задачите на ИТ отдела, защото правата за достъп могат да бъдат отдадени както на индивиди, така и на групи от потребители. 

2. Функциите за сигурност на Therefore™ позволяват на администратора да ограничи достъпа на определени групи потребители до някои опции. Това се използва обикновено, за да не могат потребителите да анотират или отпечатват документи. 

3. Сървърът за отдаване на права за достъп е вградена функция, която позволява използването на външна таблица. Неговата основна цел е да осигури различни нива на достъп в рамките на една група. Тази система използва първо таблицата на активната директория и след това позволява на администратора да осигури достъп до определен файл или документ, който иначе не би бил достъпен.

Цифрови подписи

Съдържанието и произходът на документите може да бъде гарантирано само чрез защитено срещу фалшификация съхраняване на данните. Цифровият подпис, съдържащ се във всеки документ в сървъра на Therefore™, гарантира автентичността на цялата информация. По време на използването на всеки документ сървърът на Therefore™ проверява подписа, за да осигури на потребителя валидна информация.

Архивиране на имейли

С Therefore™ всички твърди копия, електронни документи и имейли, свързани с определена задача или проект, могат да бъдат запаметени и архивирани в структуриран формат. Това означава, че цялата имейл кореспонденция е достъпна за преглед заедно с документите и осъщественaта комуникация във връзка с определена тема. Това е изключително полезно, тъй като запаметените документи често разказват само част от историята. Останалата част може да бъде разбрана само от осъществената кореспонденция.

Крайните потребители няма да забележат никаква разлика в потребителския интерфейс на Outlook®, но капацитетът на пощенската им кутия никога няма да бъде изчерпан.

Интегриране с мултифункционални принтери

Системата Therefore™ позволява безпроблемно интегриране с мултифункционалните принтери на Canon.

Приложението на Therefore™ за мултифункционални принтери е MEAP приложение, което интегрира iR устройствата на Canon директно със системата Therefore™. Потребителите могат да сканират документи чрез устройството и да ги запаметяват директно в Therefore™ заедно с всички необходими индексиращи данни. Класифицирането, индексирането и съхраняването могат да бъдат изпълнени директно чрез дисплея на мултифункционалния принтер – не е необходимо дори Вашият компютър да е включен!

Scan Preview on MFP

Select category on MFP

Интегриране с eCopy™ ShareScan®

За потребители на eCopy™ конекторът на Therefore™ за свързване към eCopy™ ShareScan® позволява запаметяване на документи директно от мултифункционалния принтер в Therefore™ . Софтуерът eCopy™ позволява също изпращане на документи до множество дестинации.  Интегрирането с eCopy™ Desktop™ позволява документите да бъдат анотирани и след това запаметени в Therefore™ чрез използване на бутона „Save to Therefore™”.

Main Screen on MFP

Scan Preview on MFP

Select Category on MFP

Интегриране със софтуер на други производители

Therefore™ може да се интегрира със SAP® R/3®, Microsoft® Dynamics NAV®, Microsoft SharePoint и COLD „mainframe” компютри.

Безпроблемно интегриране с Microsoft Dynamics NAV

Конекторът на Therefore™ за свързване към Microsoft Dynamics NAV позволява на потребителите да взаимодействат безпроблемно между Therefore и Microsoft® Dynamics NAV®. Връзката между Therefore™ и Microsoft® Dynamics NAV® осигурява на потребителите преглед в реално време на цялостния поток на документите в организацията заедно с лесен достъп до всички създадени данни и документи.

Крайният резултат е цялостно решение за управление на бизнеса с възможност за персонализиране, което ще Ви спести време и пари. Като използват Microsoft® Dynamics NAV®, потребителите могат:

• да сканират документи;

• да импортират документи;

• да индексират автоматично документи в Therefore™ от полетата на Microsoft® Dynamics NAV®;

• да намират документи;

• да отпечатват документи;

• да разпределят документи;

• да преглеждат документи.

Безпроблемно интегриране с Microsoft® SharePoint® 2007

Клиентите на SharePoint могат да се възползват от безпроблемно интегриране с Therefore™, подобрявайки събирането и управлението на жизнено важна за бизнеса информация, основана на хартиени носители.  Системата Therefore™ стои под SharePoint, за да формализира индексирането и съхраняването на документи. Това означава, че потребителите ще продължат да се възползват от потребителския интерфейс и функциите на SharePoint, но ще получат и допълнителните предимства на ефективното събиране, съхраняване и интегриране на документи, осигурено от Therefore™. Това също ще намали размера на базата данни на Sharepoint, което ще осигури максимална скорост на работа независимо от обема на данните.

Therefore™ COLD

COLD процесите на Therefore™ отпечатват бързо и автоматично списъци и „spool” файлове (ASCII текст, бинарни файлове, XML и PDF) от „mainframe” системи или генератори на отчети.

Therefore™ API

Therefore™ API позволява интегриране със софтуер на други производители чрез използване на Therefore™ SDK (комплект за разработка на софтуер).

Интегриране със SAP®

Therefore™ осигурява централизирано управление на цялата информация и едновременно свързва SAP® процесите със съответните документи.

Входящите хартиени и електронни документи могат да бъдат запаметени в Therefore™ директно от потребителския интерфейс на SAP®. Всички приложения на Therefore™ поддържат всички бар код функции на SAP® и са напълно интегрирани в сторидж сценариите на SAP®. Therefore™ може да събира индекси на документите директно от SAP® процесите.

За документи като обвързана с клиента продукция или „spool” файлове, Therefore™ осигурява автоматизирани задачи за съхраняване. Всички данни за реорганизация на SAP® могат да бъдат запаметени в Therefore™. По този начин се постига рентабилно освобождаване на SAP® базите за съхранение на данни, като тези данни могат да бъдат възстановени в SAP® по всяко време.

Пълната интеграция означава, че всички документи, управлявани от Therefore™, могат да бъдат отворени и прегледани директно чрез SAP® приложенията. Документите могат да бъдат възпроизведени или чрез приложенията на Therefore™, или чрез вътрешните приложения на SAP® за преглед на документ.